調整する必要があるポイント

調整する必要があるポイント

雇用者にも被雇用者にも大変便利なシステムである電子給与明細ですが、導入の際にはいくつか調整しなければいけないことがあります。
まず一つ目は従業員がどのようにしてその電子給与明細をアクセスできるか、といったことをきちんと調整しておくことです。
というのもパソコンを持っていない社員や、スマートフォンなどを持っていない社員もいる可能性があるからです。
そのようなケースにはどのように対処するのかといったことを準備しておかないと、あとあとトラブルにつながってしまう可能性があるので注意しましょう。
また法律で、導入の際には従業員の合意が必要と決められています。
明細発行の方法は会社の方が自由に決めることができず、同意書などによってしっかり了解を得る手立てを考えておきましょう。
それから当然データとしてパソコン上やクラウド上に保存されるため、セキュリティ面をしっかりと確保しておくことも大切になります。
明細の漏洩などが生じてしまえば大きな問題となりますので、きちんとスパイウェア対策やウイルス対策を行っておかなければいけないことも理解しておく必要があります。

電子給与明細を導入するために必要な事とは

電子給与明細は従業員に渡す給与明細を電子化して交付することです。
導入することで、用紙で給与明細を渡すことが無くなるため、給与明細にかかる費用のコスト削減や、明細の紛失や流出などのリスクを低減することが出来るでしょう。
メリットも多くありますが導入には注意すべきこともあります。
まず、電子給与明細を始めるためには従業員の同意を得なければなりません。
これは、所得税法によって義務付けられており、従業員への同意をなくして電子給与明細に切り替えることは出来ません。
必ず従業員に説明をし、同意を得るようにしましょう。
また、セキュリティ対策も必要となります。
電子化にはインターネット環境が必要です。
万が一にもウイルス感染やパスワードの流出などが起きないようにするために、セキュリティ対策は万全に整えるようにしましょう。
従業員側にも定期的にパスワードの変更を呼び掛けるなど意識を高めさせることも大切です。
電子給与明細にはメリットが多くあるため、注意点に気を付けて有効活用できるようにすると良いでしょう。